FieldFlow

FieldFlow · GREENLANE LABS SOLUTIONS

Privacy policy

Last updated / Dikemas kini: 23 September 2026

FieldFlow is operated by GREENLANE LABS SOLUTIONS in Malaysia. This notice explains how we handle information when you use our app, website and support service.

For privacy questions or requests, email ernestlph@gmail.com.

Information we receive

  • Account information: your name, email, password hash, optional profile image and language, sign-in and security records, and acceptance of our terms and privacy notice. We store a password hash rather than your password in readable form.
  • Work information: company membership, roles, project and task details, comments, approvals, reports, meetings, budgets and files you or your team add. These can include photos, video, voice recordings and contact details.
  • Information from other people: colleagues may invite you by email, assign work to you or include information about you in company records. With permission, the contact picker lets you select a contact and review their name, phone, email and organisation before saving it as a subcontractor contact.
  • Device and service information: notification tokens, app and device details, language, IP address, request and error logs, crash reports and records of onboarding steps. These help us deliver notifications, diagnose problems and understand where people need help.
  • Support messages: the details and attachments you choose to send us by email.

Why we use it

We use this information to create and secure accounts, control project access, provide the features you use, send account and work notifications, respond to support requests, improve reliability and investigate misuse. Company records and audit history help authorised team members understand project decisions and changes.

A name, email and password are needed to create an email/password account. Without required account information, we cannot provide that account. Optional media, contact access and notification permissions are your choice; declining them can limit the related feature. Information saved by your team may still be needed to run its projects.

Who can receive it

  • Your team: authorised company and project members can access work information according to their roles. Company administrators manage membership and access within their authority.
  • Amazon Web Services: hosts our backend, database, private files and recovery copies, and sends account and invitation emails through Amazon SES. Our main hosting and backup region is Singapore.
  • Google/Firebase: delivers push notifications and processes crash reports. Push messages can include work-related titles, text and identifiers. Apple’s notification service also handles delivery to iOS devices. Google processes correspondence sent to our Gmail support inbox.
  • Website infrastructure: Cloudflare provides domain-name services. Network providers necessarily process connection information when you reach the service.
  • Authorised support and legal recipients: we may access information needed to resolve your request, secure the service or comply with a valid legal requirement.

Providers may process information outside Malaysia, including Singapore and other countries where they operate. We do not sell personal information or use it for targeted advertising. The public information pages do not use advertising trackers or analytics cookies.

How we protect information

We use HTTPS for service connections, hashed passwords and authenticated, permission-controlled access to company information. Production files and scheduled backups use private encrypted storage. These measures reduce risk, but no service can guarantee complete security. Keep your account credentials private and only share information you are authorised to share.

Retention and account deletion

We keep account and project information to provide the service. You can use the in-app account-deletion action or request account and personal-data deletion by email.

  • Account closure: ends sign-in access, revokes sessions, replaces your name and email, and clears your avatar reference, password and multi-factor authentication secrets. Registered notification tokens are disabled.
  • Shared and residual records: closure does not automatically erase company projects, comments, uploaded files, approval or audit history, invitation and onboarding records, or all account-related metadata. Shared records may still identify people in their content and remain until separately deleted by an authorised person. Ask us to review particular personal information; shared records are not automatically exempt from a deletion request.
  • Scheduled database backups: daily copies are set to expire after 14 days and weekly copies after 28 days, with a further seven-day recovery window for older versions. Local scheduled copies are kept for three days. Expiry is processed asynchronously, rather than at an exact deletion time.
  • Other retained copies: older recovery archives, file versions, operational logs, support correspondence and residual account records do not currently share a fixed automatic deletion deadline. They can remain longer than scheduled database backups. Contact us about removal of specific personal information and any applicable retention requirement.
  • Provider records: providers apply their own retention processes. Google states that Crashlytics keeps crash reports and associated identifiers for 90 days before beginning removal. Installation identifiers used for notifications can remain until a separate deletion request is made to the provider. See Firebase’s privacy information.

If you are the only owner of a company, the app currently blocks account closure. Contact us for help with transferring responsibility or closing an unused company. Uninstalling FieldFlow does not close your account or erase server records.

Your choices and requests

You can change supported profile details in the app and manage camera, microphone, contacts and notification permissions in your phone’s settings. The app keeps some work information on your device for read access; clearing app storage removes that local cache, not the server records.

Email us to request access to or correction of your personal information, ask about its use, request deletion, or withdraw consent or limit processing where applicable. We may need to verify that you control the account. We will explain if a request affects service access or if information must be retained for a specific lawful reason. Do not send passwords, security codes or reset links.

Children and changes to this notice

FieldFlow is intended for work teams, not for children. If you believe a child has provided personal information, contact us. We will update this page when our practices change and provide notice of material changes as appropriate.

Notis privasi — Bahasa Malaysia

FieldFlow dikendalikan oleh GREENLANE LABS SOLUTIONS di Malaysia. Notis ini menerangkan cara kami mengendalikan maklumat apabila anda menggunakan aplikasi, laman web dan perkhidmatan sokongan kami.

Untuk pertanyaan atau permintaan berkaitan privasi, e-mel ernestlph@gmail.com.

Maklumat yang kami terima

  • Maklumat akaun: nama, e-mel, cincangan kata laluan, gambar profil dan bahasa pilihan, rekod log masuk dan keselamatan, serta penerimaan terma dan notis privasi. Kami menyimpan cincangan kata laluan, bukan kata laluan yang boleh dibaca.
  • Maklumat kerja: keahlian syarikat, peranan, butiran projek dan tugasan, komen, kelulusan, laporan, mesyuarat, belanjawan dan fail yang ditambah oleh anda atau pasukan anda. Ini boleh merangkumi foto, video, rakaman suara dan butiran hubungan.
  • Maklumat daripada orang lain: rakan sekerja boleh menjemput anda melalui e-mel, memberikan tugasan atau memasukkan maklumat tentang anda dalam rekod syarikat. Dengan kebenaran, pemilih kenalan membolehkan anda memilih dan menyemak nama, telefon, e-mel dan organisasi seseorang sebelum menyimpannya sebagai kenalan subkontraktor.
  • Maklumat peranti dan perkhidmatan: token pemberitahuan, butiran aplikasi dan peranti, bahasa, alamat IP, log permintaan dan ralat, laporan ranap serta rekod langkah pengenalan aplikasi. Maklumat ini membantu kami menghantar pemberitahuan, mengenal pasti masalah dan memahami bahagian yang memerlukan bantuan.
  • Mesej sokongan: butiran dan lampiran yang anda pilih untuk dihantar melalui e-mel.

Tujuan penggunaan

Kami menggunakan maklumat ini untuk mewujudkan dan melindungi akaun, mengawal akses projek, menyediakan ciri yang anda gunakan, menghantar pemberitahuan akaun dan kerja, menjawab permintaan sokongan, meningkatkan kebolehpercayaan dan menyiasat penyalahgunaan. Rekod syarikat dan sejarah audit membantu ahli pasukan yang dibenarkan memahami keputusan dan perubahan projek.

Nama, e-mel dan kata laluan diperlukan untuk mewujudkan akaun e-mel/kata laluan. Tanpa maklumat wajib ini, kami tidak dapat menyediakan akaun tersebut. Media, akses kenalan dan kebenaran pemberitahuan adalah pilihan anda; penolakan boleh mengehadkan ciri berkaitan. Maklumat yang disimpan oleh pasukan anda mungkin masih diperlukan untuk menjalankan projeknya.

Pihak yang boleh menerima maklumat

  • Pasukan anda: ahli syarikat dan projek yang dibenarkan boleh mengakses maklumat kerja mengikut peranan mereka. Pentadbir syarikat mengurus keahlian dan akses dalam lingkungan kuasa mereka.
  • Amazon Web Services: mengehoskan sistem pelayan, pangkalan data, fail peribadi dan salinan pemulihan kami, serta menghantar e-mel akaun dan jemputan melalui Amazon SES. Wilayah pengehosan dan sandaran utama kami ialah Singapura.
  • Google/Firebase: menghantar pemberitahuan dan memproses laporan ranap. Pemberitahuan boleh mengandungi tajuk, teks dan pengecam berkaitan kerja. Perkhidmatan pemberitahuan Apple turut mengendalikan penghantaran ke peranti iOS. Google memproses surat-menyurat yang dihantar ke peti masuk sokongan Gmail kami.
  • Infrastruktur laman web: Cloudflare menyediakan perkhidmatan nama domain. Pembekal rangkaian memproses maklumat sambungan yang diperlukan apabila anda mengakses perkhidmatan.
  • Pihak sokongan dan penerima yang dibenarkan oleh undang-undang: kami boleh mengakses maklumat yang diperlukan untuk menyelesaikan permintaan anda, melindungi perkhidmatan atau mematuhi keperluan undang-undang yang sah.

Pembekal boleh memproses maklumat di luar Malaysia, termasuk Singapura dan negara lain tempat mereka beroperasi. Kami tidak menjual maklumat peribadi atau menggunakannya untuk iklan bersasar. Halaman maklumat awam tidak menggunakan penjejak iklan atau kuki analitik.

Perlindungan maklumat

Kami menggunakan HTTPS untuk sambungan perkhidmatan, kata laluan yang dicincang serta akses kepada maklumat syarikat yang memerlukan pengesahan dan kebenaran. Fail pengeluaran dan sandaran berjadual menggunakan storan peribadi yang disulitkan. Langkah ini mengurangkan risiko, tetapi tiada perkhidmatan dapat menjamin keselamatan sepenuhnya. Rahsiakan maklumat log masuk anda dan hanya kongsi maklumat yang anda dibenarkan untuk kongsi.

Penyimpanan dan pemadaman akaun

Kami menyimpan maklumat akaun dan projek untuk menyediakan perkhidmatan. Anda boleh menggunakan tindakan pemadaman akaun dalam aplikasi atau meminta pemadaman akaun dan data peribadi melalui e-mel.

  • Penutupan akaun: menamatkan akses log masuk, membatalkan sesi, menggantikan nama dan e-mel serta mengosongkan rujukan gambar profil, kata laluan dan rahsia pengesahan berbilang faktor. Token pemberitahuan berdaftar dinyahaktifkan.
  • Rekod bersama dan rekod yang masih disimpan: penutupan tidak memadamkan projek syarikat, komen, fail, sejarah kelulusan atau audit, rekod jemputan dan pengenalan aplikasi, atau semua metadata berkaitan akaun secara automatik. Kandungan rekod bersama masih boleh mengenal pasti individu dan kekal sehingga dipadamkan secara berasingan oleh pihak yang dibenarkan. Minta kami menyemak maklumat peribadi tertentu; rekod bersama tidak dikecualikan secara automatik daripada permintaan pemadaman.
  • Sandaran pangkalan data berjadual: salinan harian ditetapkan untuk luput selepas 14 hari dan salinan mingguan selepas 28 hari, dengan tempoh pemulihan tambahan tujuh hari untuk versi lama. Salinan berjadual setempat disimpan selama tiga hari. Pemadaman diproses selepas tempoh luput dan bukan pada satu masa yang tepat.
  • Salinan lain: arkib pemulihan lama, versi fail, log operasi, surat-menyurat sokongan dan baki rekod akaun pada masa ini tidak mempunyai satu tarikh akhir pemadaman automatik yang tetap. Maklumat ini boleh kekal lebih lama daripada sandaran pangkalan data berjadual. Hubungi kami tentang pemadaman maklumat peribadi tertentu dan apa-apa keperluan penyimpanan yang berkenaan.
  • Rekod pembekal: pembekal menggunakan proses penyimpanan masing-masing. Google menyatakan bahawa Crashlytics menyimpan laporan ranap dan pengecam berkaitan selama 90 hari sebelum memulakan pemadaman. Pengecam pemasangan untuk pemberitahuan boleh kekal sehingga permintaan pemadaman berasingan dibuat kepada pembekal. Lihat maklumat privasi Firebase.

Jika anda satu-satunya pemilik syarikat, aplikasi pada masa ini menghalang penutupan akaun. Hubungi kami untuk bantuan memindahkan tanggungjawab atau menutup syarikat yang tidak digunakan. Menyahpasang FieldFlow tidak menutup akaun atau memadamkan rekod pelayan.

Pilihan dan permintaan anda

Anda boleh mengubah butiran profil yang disokong dalam aplikasi serta mengurus kebenaran kamera, mikrofon, kenalan dan pemberitahuan dalam tetapan telefon. Aplikasi menyimpan sebahagian maklumat kerja pada peranti untuk dibaca; mengosongkan storan aplikasi memadamkan cache setempat tersebut, bukan rekod pelayan.

E-mel kami untuk meminta akses atau pembetulan maklumat peribadi, bertanya tentang penggunaannya, meminta pemadaman, atau menarik balik persetujuan atau mengehadkan pemprosesan jika berkenaan. Kami mungkin perlu mengesahkan bahawa anda mengawal akaun tersebut. Kami akan menerangkan jika permintaan menjejaskan akses perkhidmatan atau jika maklumat perlu disimpan atas sebab sah tertentu. Jangan hantar kata laluan, kod keselamatan atau pautan tetapan semula kata laluan.

Kanak-kanak dan perubahan notis

FieldFlow ditujukan kepada pasukan kerja, bukan kanak-kanak. Hubungi kami jika anda percaya seorang kanak-kanak telah memberikan maklumat peribadi. Kami akan mengemas kini halaman ini apabila amalan kami berubah dan memberikan notis perubahan penting sebagaimana yang sesuai.